ATO N.º 1.935, DE 07 DE JUNHO DE 2000.

 

         A MESA DA ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais, fulcradas no Art. 56, III da Constituição Estadual, Art. 17, I, da Resolução nº 1.600/91.

RESOLVE:

Art. 1º - Estabelecer métodos e técnicas do expediente oficial da Assembléia Legislativa do Estado do Espírito Santo, dando eficácia, à TABELA DE TEMPORALIDADE E O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS, que objetiva executar o recolhimento, a guarda e a preservação ao acervo arquivístico da Assembléia Legislativa, bem como os documentos privados de interesse público, garantindo o acesso às informações neles contidas, tendo como fim apoiar esta Casa de Leis, nas suas decisões político-administrativas, e ao cidadão na defesa de seus direitos.

 

Art. 2º - Estabelecer a natureza dos documentos oriundos do Poder Legislativo Estadual, quanto ao seu caráter:

 

I – Sigiloso: aquele que trata de assunto cuja natureza deva ser de conhecimento restrito, requerendo pois, medidas especiais de salva-guarda para custódia e divulgação.

II – Secreto: aquele cujo trator requer alto grau de segurança, e cujo teor só deve ser de conhecimento de servidores públicos ligados diretamente ao seu estudo e manuseio, ressalvando o que toda e qualquer pessoa que, oficialmente, tome conhecimento de assunto sigiloso, fica automaticamente responsável pela manutenção de seu sigilo.

III – Confidencial: aquele de caráter pessoal, cujo conhecimento deve ficar restrito às pessoas diretamente interessadas no assunto.

IV – Reservado: aquele cujo conhecimento deve ficar restrito às diretorias dos órgãos a que o expediente estiver relacionado e cujo assunto não deve ser de conhecimento do público em geral.

V – Não Sigiloso: aquele cujo conhecimento por outras pessoas, além do destinatário, não apresenta incovenientes.

 

Art. 3º - Criar uma Comissão Permanente de Avaliação para estabelecer procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente, intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

 

Art. 4º - Determinar que o Arquivo Geral da Assembléia Legislativa junto à Comissão Permanente de Avaliação cumpra adoção dos seguintes procedimentos:

I - Analisar, selecionar os documentos produzidos por todos os setores desta Casa de Leis, arquivos correntes, e definir a transferências para o Arquivo Geral nas seguintes áreas:

 

Administrativa;

Financeira;

Legislativa;

Judicial;

 

II – Autorizar o descarte de documentos-meio, administrativo e financeiro, da Assembléia Legislativa conforme Legislação Federal em vigor.

 

III – Considerar de guarda permanente a documentação-fim, e todo acervo do Poder Legislativo Estadual.

 

Art. 5º - Fica o Arquivo Geral da Assembléia Legislativa responsável pelo estabelecimento de normas de higienização, acondicionamento, preservação e conservação dos documentos dos arquivos corrente, intermediário e permanente das Diretorias, que terão destinação conforme a Tabela de Temporalidade.

 

Art. 6º - Determinar um órgão público para guarda de cópia do acervo de microfilme objetivando sua conservação e segurança, conforme procedimento do Arquivo Nacional.

 

Art. 7º - Determinar o prazo de guarda dos documentos intermediários originários da Assembléia Legislativa por mais 2 (dois) anos, além do previsto na Tabela de Temporalidade.

 

Art. 8º - Integra este Ato, para todos os efeitos legais, a Tabela de Temporalidade, Classificação e Destinação de Documentos, editada pela Diretoria de Documentação e Informação.

 

Art. 9º - Este Ato entra em vigor a partir da data de sua publicação.

 

Palácio Domingos Martins, em Vitória, 07 de junho de 2000.

 

JOSÉ CARLOS GRATZ

Presidente

JUCA GAMA

1º Secretário

JUCA ALVES

2º Secretário

 

Este texto não substitui o publicado no D.P.L de 07/06/2000.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Classe

Assunto

Prazo de Guarda

Destinação

Final

Observação

Corrente

Intermediário

000

ADMINISTRAÇÃO GERAL

001

Política de Modernização

5 anos

9 anos

PERM.

 

001     1

Projetos, estudos, normas, procedimentos e similares

5 anos

9 anos

PERM.

 

002

Planos e programas de trabalhos

5 anos

6 anos

PERM.

 

002     1

Planejamentos estratégicos, Projetos de Trabalhos, Plano de ação.

5 anos

9 anos

PERM.

 

003

Relatórios de Atividades

5 anos

9 anos

PERM.

Cópias não serão arquivadas

004

Acordos, ajustes, contratos, convênios

-

10 anos

PERM.

 

010

ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

010     1

Lei Orgânica

-

10 anos

PERM.

Enquanto Vigora

010     2

Regimento Interno/

Regulamento/Estatuto/Organograma

-

10 anos

PERM.

Enquanto vigora

010     3

Atos Normativos

 

 

 

 

010     3       1

Instrução Normativa

-

6 anos

ELIM.

Enquanto vigora

010     3       2

Ordem de Serviço

-

6 anos

ELIM.

Enquanto vigora

010     3       3

Orientação Normativa

-

6 anos

ELIM.

Enquanto vigora

010     3       4

Portaria

-

6 anos

ELIM.

Enquanto vigora

010     4

Audiências, despachos, reuniões

2 anos

 

ELIM

 

010     5

Atas

4 anos

5 anos

PERM

 

011

Comissões Técnicas, Conselhos, Grupos de Trabalho, Juntas, Comitês

2 anos

 

ELIM

Ver obs. 01

011     1

Atos de criação, atas, relatórios técnicos

4 anos

5 anos

PERM

 

012

Comunicação Social

 

 

 

 

012     1

Relações com a imprensa

2 anos

 

ELIM

 

012     1       1

Credenciamento de Jornalistas

-

 

ELIM

Enquanto vigora

012     1       2

Entrevistas, noticiários, reportagem, editoriais

2 anos

 

ELIM

 

012     2

Divulgação Interna

2 anos

 

ELIM

 

012     3

Campanha Institucional, publicidade

4 anos

10 anos

PERM

 

012     4

Informações sobre o órgão

2 anos

 

ELIM

 

019

Outros assuntos referentes à organização e funcionamento

 

 

 

De acordo com a necessidade do órgão

020

RECURSOS HUMANOS

020     1

De pessoal e serviço

-

 

PERM

Enquanto vigora

020     2

Legislação (Estatuto – RJU – Regulamentos, boletins administrativos e de pessoal e serviço)

-

10 anos

PERM

Enquanto vigora

020     3

Identidade funcional e outras identificações

-

 

ELIM

Enquanto o servidor permanecer no órgão

020     4

Obrigações trabalhistas ou estatutárias, relações com entidades de classe

5 anos

5 anos

PERM

 

020     5

Assentamento Individual (pasta dossiê do servidor)

-

95 anos

ELIM

Enquanto o servidor permanecer no órgão

021

Recrutamento e Seleção

 

 

 

 

021     1

Concurso Público

 

 

 

 

021     1       1

Provas e Títulos, exames médicos, testes psicotécnicos

1 ano

5 anos

ELIM

 

021     1       2

Propostas, estudos, exemplares únicos de provas, gabaritos, resultados e recursos

1 ano

5 anos

PERM

 

021     1       3

Avaliação do estágio probatório

 

 

 

Anexa pasta de dossiê servidor até que seja eliminada

021     2

Controle de pessoal

 

 

 

 

021     2       1

Portaria Interna de pessoal

1 ano

5 anos

PERM

 

021     2       2

Controle de frequência (livros, folha de ponto, abono de faltas, ponto facultativo)

-

47 anos

ELIM

Durante o uso

021     2       3

Solicitação de abono

-

 

ELIM

Durante o exercício

021     2       4

Relatório demonstrativo do quadro de pessoal

-

 

ELIM

De acordo com necessidade do setor

022

Desenvolvimento Profissional (Aperfeiçoamento/Capacitação/Treinamento)

 

 

 

 

022     1

Cursos/ Eventos

 

 

 

 

022     1       1

Promovidos pela Instituição

2 anos

5 anos

PERM

 

022     1       2

Propostas, estudos, editais, programas, relatórios finais, exercícios, relação de participantes, avaliação, expedição de certificados

 

 

 

 

022     1       2

Cadastro de Instrutor

-

5 anos

ELIM

Manter enquanto houver interesse do setor

022     1       3

Avaliação do curso/ Eventos. Levantamento das necessidades de treinamento

1 ano

5 anos

ELIM

Manter enquanto houver interesse do setor

022     2

Promovidos por outras instituições

 

 

 

 

022     2       1

No Brasil

2 anos

 

ELIM

 

022     2       2

No Exterior

2 anos

 

ELIM

 

022     3

Bolsa de Estudo (Seleção, requerimento, oferecimento, regulamentação, concessão)

1 ano

 

PERM

Após expirado o prazo de vigência da bolsa

022     4

Missões, visitas, viagem a serviço fora da sede, controle de despesa de viagem, passagem, diárias, prestações de contas, relatório de viagem

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas. Ver obs. 2

023

Politica de Pessoal

 

 

 

 

 

023     1

Estudo e previsão de pessoal, criação, classificação, remuneração de cargos, funções, restruturação e alterações salariais, planos, normas, projetos

2 anos

5 anos

PERM

 

023     2

Avaliação de desempenho e produtividade. Promoção e progressão funcional, enquadramento de servidor

2 anos

47 anos

PERM

 

023     3 

Movimentação de pessoal (normas, procedimento, estudos ou decisões de caráter geral)

2 anos

5 anos

PERM

 

023     3       1

Admissão, aproveitamento, contratação, nomeação, readaptação, recondução, reintegração, reversão

2 anos

47 anos

ELIM

 

023     3       2

Demissão, dispensa, exoneração, falecimento, rescisão contratual, destituição de cargo em comissão, declaração de perda de cargo

2 anos

47 anos

ELIM

 

023     3       3

Lotação, localização, transferência

1 ano

5 anos

ELIM

 

023     3       4

Designação, disponibilidade, redistribuição, requisição de pessoal, substituição

1 ano

47 anos

ELIM

 

024

Direitos, Obrigações e Vantagens

 

 

 

 

024     1

Folha de pagamento (fichas financeiras)

5 anos

95 anos

ELIM

 

024     1       1

Salário, vencimento, provento e remuneração. Décimo terceiro salário, Reposição salarial. Salário família

7 anos

19 anos

ELIM

 

024     1       2

Gratificações (Função gratificadas, cargo comissão, insalubridade, periculosidade, atividades penosas, risco de vida serviços extraordinários, serviço noturno, encargo de professor ou auxiliar, produtividade representação)

5 anos

47 anos

ELIM

 

024     1       3

Adicionais (Assiduidade, ATS, 1/3 de Férias)

5 anos

47 anos

ELIM

7 anos após eliminar

024     1       4

Desconto/ Consignação

 

 

 

 

024     1       5

Contribuição para o IPAJM/ beneficio família

5 anos

47 anos

ELIM

 

024     1       6

Pensões alimentícias

5 anos

95 anos

ELIM

 

024     1       7

Impostos de Renda recebido na fonte - IRPF

5 anos

95 anos

ELIM

 

024     1       8

Arsal (Associação recreativa da Assembléia Legislativa)

7 anos

95 anos

ELIM

 

024     1       9

Planos de saúde do servidor

7 anos

95 anos

ELIM

 

024     2

Encargos patrimoniais/ Recolhimento

 

 

 

 

024     2       1

PIS/PASEP

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

024     2       2

Contribuição para previdência social (IPAJM)

5 anos

95 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

024     2       3

Salário Maternidade

7 anos

95 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

024     2       4

Impostos de renda

7 anos

95 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

024     3

Férias

 

 

 

 

024     3       1

Escala de férias dos servidores

2 anos

 

ELIM

 

024     3       2

Programação anual, publicação. Comunicação, Registro de gozo de férias

1 ano

2 anos

ELIM

 

024     3       3

Férias – Prêmios (opção, requerimento e gozo)

2 anos

95 anos

ELIM

 

024     4

Acidentes em serviço, adoção, afastamento do cônjuge ou companheiro, atividade politica, desempenho de mandato classista, doença em pessoa da família, doença profissional, gestante, lactação, paternidade, serviço militar, tratamento de interesse particular

-

47 anos

ELIM

Acompanha processo do servidor

024     5

Afastamento ( exercício de mandato efetivo, para depor, jurado, alistamento eleitoral, casamento, doação de sangue, falecimento de familiares, horários especial para estudante, missão interesse do serviço, competição esportiva, curso de especialização e/ou aperfeiçoamento

-

47 anos

ELIM

Acompanha processo do servidor

024     5

Indenizações (Ajuda de custo, diárias, transporte)

 

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

024     6

Auxilio financeiro, auxilio creche, auxilio alimentação, vale transporte

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

024     7

Concessões

5 anos

47 anos

ELIM

 

025

Apuração de responsabilidade e ação disciplinar (Denúncias, sindicâncias, inquéritos, processo administrativo disciplinar, penalidades disciplinares)

5 anos

5 anos

PERM

 

025     1

Recursos Administrativos

5 anos

5 anos

PERM

 

026

Assistência e Seguridade Social

 

 

 

 

026     1

Benefícios Previdenciários e Seguros

 

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

026     1       2

Auxílios Previdenciários (Acidente, doença, funeral, natalidade, reclusão)

-

95 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

026     1       3

Aposentadoria (Processo)

5 anos

95 anos

ELIM

Até homologação de aposentadoria

026     1       4

Contagem e averbação de tempo de serviço

5 anos

95 anos

ELIM

Até a homologação da aposentadoria

026     1       5

Revisão de proventos

5 anos

95 anos

ELIM

Até a homologação da aposentadoria

026     1       6

Pensão por morte vitalícia

5 anos

95 anos

ELIM

Enquanto vigora

026     1       7

Pensão temporária e provisória

-

5 anos

ELIM

Enquanto vigora

026     2

Revisão de pensão

5 anos

95 anos

ELIM

 

026     3

Assistência à saúde do servidor

 

 

 

 

026     3       1

Prontuário Médico

5 anos

95 anos

ELIM

Ver obs. 4

026     3       2

Campanhas preventivas

-

5 anos

ELIM

Enquanto vigora

026     4

Higiene e segurança do trabalho

2 anos

47 anos

ELIM

 

026     4       1

Prevenção de acidentes de trabalho - CIPA

5 anos

47 anos

ELIM

 

026     4       2

Refeitórios, cantinas, copas

2 anos

47 anos

ELIM

 

026     4       3

Inspeções periódicas de saúde

5 anos

47 anos

ELIM

 

029

Outros assuntos referentes a Recursos Humanos

5 anos

 

ELIM

 

030

MATERIAL Legislação(Normas, Procedimentos, estudos, e/ou decisões

-

5 anos

PERM

Enquanto vigora

030     1

Cadastro de fornecedores

5 anos

 

ELIM

 

031

Especificação, padronização, codificação, identificação, classificação

2 anos

 

ELIM

 

032

Requisição e controle dos serviços reprográficos

-

 

ELIM

Enquanto vigora

033

Aquisição

 

 

 

 

033     1

Material Permanente

 

 

 

 

033     1       1

Compra, aluguel, comodato, leasing

-

5 anos

ELIM

Até julgamento das contas. Ver obs. 5

033     1       2

Permuta, Doação

4 anos

5 anos

ELIM

 

033     1       3

Empréstimo, cessão

-

5 anos

ELIM

Enquanto vigora

033     2

Material de consumo

 

 

 

 

033     2       1

Compra

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas. Ver obs. 5

033     2       2

Cessão, doação, permuta

4 anos

5 anos

ELIM

 

033     2       3

Impressão de formulários

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

034

Requisição, distribuição e/ou movimentação de material

4 anos

5 anos

ELIM

 

034     1

Controle de estoque (entrada e saída). Material permanente/consumo

2 anos

5 anos

ELIM

 

034     1       1

Extravio, roubo, desaparecimento

-

5 anos

ELIM

Responsabilidade. Ver 25. Até a conclusão da apuração

034     2

Transporte de material, autorização de saída de material, recolhimento de material ao depósito

1 ano

 

ELIM

 

034     3

Relatório de movimentação de bens materiais

2 anos

5 anos

ELIM

 

034     4

Relação de bens móveis (RBM), relação de carga

2 anos

5 anos

ELIM

 

035

Alienação

 

 

 

 

035     1

Venda

-

5 anos

PERM

Até o julgamento das contas

035     2

Cessão, doação, permuta, descarte

 

4 anos

5 anos

PERM

 

036

Conservação e recuperação de material. Requisição de contrato de serviços. Serviços  executados no próprio órgão

1 ano

5 anos

ELIM

 

037

Inventário de estoque

-

9 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

039

Outros assuntos referentes a Material

 

 

 

 

040

PATRIMÔNIO Legislação (normas, Regulamentos, Diretrizes)

-

5 anos

PERM

Enquanto vigora

041

Bens Moveis (Projetos, plantas, escrituras e cadastro)

5 anos

5 anos

PERM

 

04     1

Aquisição

 

 

 

 

041   1         1

Compra

-

5 anos

PERM

Até o julgamento das contas

041   1         2

Cessão, doação, permuta e doação em pagamento

4 anos

5 anos

PERM

 

041     2

Fornecimentos de serviços básicos (Água, luz, gás, telefone, serviço postal e outros)

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

041     3

Serviços de manutenção, conservação e limpeza (Elevador, ar condicionado, subestações, geradores, imunização, desinfetantes e outros)

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

041     4

Obras

5 anos

5 anos

PERM

 

041     4       1

Projetos, plantas e escrituras

5 anos

5 anos

PERM

 

041     4       2

Construção, recuperação, reforma, restauração

-

5 anos

PERM

Até a homologação das contas

042

Veículos

 

 

 

 

042     1

Aquisição

 

 

 

 

042     1       1

Compra, cessão, doação, permuta, transferência, aluguel

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

042     2

Cadastro licenciamento, emplacamento, baixa, tombamento, IPVA, Seguros

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas e do seguro

042     3

Alienação

 

 

 

 

042     3       1

Venda (inclusive leilão), cessão, doação, permuta, transferências

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

042     4

Abastecimentos, limpeza, manutenção e reparos

 

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

042     5

Acidentes, infrações, multas

-

5 anos

ELIM

Acidentes com vitimas: 20 anos. Até o julgamento das contas

042     6

Controle de uso de veículos, requisição, autorização para o uso

2 anos

 

ELIM

 

043

Cadastro e baixa de bens

 

 

 

 

043     1

Ingresso, registro

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

043     2

Inventário patrimonial

-

5 anos

PERM

Até o julgamento das contas

043     3

Baixa e tombamento

1 ano

 

PERM

Após o registro do inventário

043     4

Relatório de movimentação de bens (RMB)

2 anos

5 anos

ELIM

 

043     5

Termo de responsabilidade

2 anos

5 anos

ELIM

 

043     6

Certificado de garantia

-

 

ELIM

Durante o prazo de validade

043     7

Notas fiscais

-

6 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

049

Outros assuntos referentes ao Patrimônio

-

2 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

049     1

Guarda e segurança

-

 

 

Documentos não envolvendo pagamentos; elimina 1 ano

049     1       1

Serviço de segurança

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

049     1       2

Seguros

-

5 anos

ELIM

Até o vencimento do seguro

049     1       3

Prevenção de incêndios, inspeções periódicas e treinamento

2 anos

 

ELIM

 

049     1       4

Sinistro (Perícias técnicas)

-

5 anos

ELIM

Até a conclusão da apuração

049     1       5

Controle de Portaria (Entrada e saída), controle de uso das dependências da ALES

2 anos

 

ELIM

 

050

ORÇAMENTO, FINANÇAS E CONTABILIDADE (Normas, regulamentos, diretrizes)

 

 

 

 

051

Orçamento

 

 

 

 

051     1

Programação orçamentária

2 anos

5 anos

ELIM

 

051     1       1

Proposta orçamentária

5 anos

5 anos

PERM

 

051     1       3

Quadro de detalhamento de despesas – QDD

2 anos

 

ELIM

 

051     1       4

Créditos adicional, suplementar, especial, extraordinário

5 anos

5 anos

PERM

 

051     2

Execução orçamentária

 

 

 

 

051     2       1

Descentralização de Recursos (distribuição orçamentária)

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

051     2       2

Acompanhamento de desp. Mensal

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

051     2       3

Cronograma de desembolso

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

052

Finanças

 

 

 

 

052     1

Programação Financeira de desembolso e ordem bancária

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

052     2

Execução financeira (notas de empenho, pagamento, liquidação)

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

053

Auditorias e relatórios

-

5 anos

PERM

Até o julgamento das contas

054

Balanços e balancetes

-

5 anos

PERM

Até o julgamento das contas

055

Tomada de contas e prestação de contas

-

5 anos

PERM

Até o julgamento das contas

056

Tributos (Impostos e taxas)

-

10 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

059

Outros assuntos ref. a orçamento e finanças

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

060

DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO (Normas, Regulamentos, Diretrizes)

5 anos

5 anos

PERM

 

060     1

Publicação de matérias no diário oficial

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

060     2

Publicação de matérias em boletins internos

1 ano

 

ELIM

 

060     3

Publicação de matérias em outros periódicos

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

060     4

Pesquisa, avaliação de atividades ou serviços

1 ano

 

 

Guardar um exemplar por se tratar pesquisa metodológica

061

Produção editorial

 

 

 

 

061     1

Preparo, distribuição, promoção e divulgação de impressão

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

062

Documentação Bibliográfica (Acervo Bibliográfico – Normas/ Manuais)

-

5 anos

PERM

Enquanto vigora

062     1

Aquisição

 

 

 

 

062     1       1

Compra

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

062     1       2

Doação/ Permuta

4 anos

5 anos

ELIM

 

062     2

Registro

2 anos

 

ELIM

 

062     3

Inventário (Incorporação de livros, audiovisual, disquetes, CD-R etc ao acervo, bem como sua baixa)

-

5 anos

PERM

Até o julgamento das contas

062     4

Catalogação/ Classificação

-

5 anos

PERM

Enquanto vigora

062     5

Referência e circulação (Consultas, pesquisas bibliográficas, empréstimos, etc.)

1 ano

 

ELIM

 

063

Sistemas de arquivo e controle de documentos (Manuais/ Manuais)

5 anos

7 anos

ELIM

 

063     1

Produção de documentos, levantamento, diagnóstico e controle de fluxo.

2 anos

 

ELIM

 

063     2

Protocolo, recepção, tramitação e expedição de documentos.

1 ano

5 anos

ELIM

10 anos para documentos externos

063     3

Assistência técnica ao Setor

2 anos

5 anos

ELIM

 

063     3

Relatório de acompanhamento

5 anos

5 anos

ELIM

 

063     4

Classificação e arquivamento (Código de classificação de documentos)

-

 

PERM

Enquanto vigora

063     5

Politica de acesso aos documentos

5 anos

5 anos

PERM

 

063     5       1

Empréstimos, consultas

-

5 anos

ELIM

2 anos após devolução

063     6

Destinação de documentos (Análise, avaliação, seleção, termo de eliminação, transferência, etc.)

-

5 anos

PERM

Enquanto vigora

063     6       1

Tabela de temporalidade

-

5 anos

PERM

Enquanto vigora

064

Documentos históricos da ALES

-

 

PERM

Tempo necessário

065

Reprodução de documentos

1 ano

 

ELIM

 

065     1

Meios magnéticos (CD-R, disquetes e outros)

5 anos

 

ELIM

 

066

Conservação de documentos

 

 

 

 

066     1

Microfilmagens e outros

 

 

PERM

 

067

Informática (Planos e projetos)

5 anos

5 anos

PERM

 

067     1

Programas e sistemas

5 anos

5 anos

PERM

 

067     1       1

Manuais técnicos e do usuário

5 anos

5 anos

PERM

 

067     1       2

Bancos de dados informatizados

-

10 anos

ELIM

Tempo necessário

067     2

Editorial textual

-

 

ELIM

Tempo necessário

067     3

Assistência técnica ao setor (Relatório de acompanhamento)

5 anos

5 anos

PERM

 

069

Outros assuntos referentes a documentação e informação

2 anos

 

ELIM

 

070

COMUNICAÇÃO (Norma, Regulamentos, Diretrizes)

5 anos

5 anos

PERM

 

071

Serviço postal

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

071     1

SEDEX (Nacional e internacional)

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

071     2

Serviço de entrega de correspondência agrupada (SERCA)

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

071     3

Mala Oficial

-

5 anos

ELIM

Até o julgamento das contas

071     9

Outros serviços postais

-

1 ano

ELIM

Até o julgamento das contas

072

Correspondência

 

 

 

 

072     1

Comunicações internas

-

2 anos

ELIM

Até o exercício seguinte. Apenas as CI’s expedidas

072     2

Ofícios

-

3 anos

ELIM

Até o exercício seguinte. Conforme interesse da ALES

072     3

Controle de aviso de recebimento (AR)

-

2 anos

ELIM

Até o exercício seguinte

072     9

Outros assuntos referentes a correspondência

1 ano

 

ELIM

 

073

Telegramas (contas)

5 anos

 

ELIM

Após o julgamento das contas

074

Faz-slmile (FAX)

2 anos

 

ELIM

 

074     1

Instalação, transferências, conservação e reparo.

-

5 anos

ELIM

Após o julgamento das contas

074     2

Controle de ligações telefônicas

1 ano

 

ELIM

 

079

Outros assuntos referentes à comunicação

 

 

 

 

090

Outros assuntos referentes à Administração Geral

 

 

 

 

091

Ações Judicias

5 anos

95 anos

PERM

 

100

ORIENTAÇÃO E CONTROLE DE RECURSOS PÚBLICOS

 

 

 

 

120

CONTAS

 

 

 

 

121

Prestação de Contas

 

 

 

 

121     1

Anual, mensal de Dezembro.

-

5 anos

ELIM

Até decisão definitiva

121     2

Semestral

 

 

 

Segue a prestação de contas anual

121     3

Mensal (Janeiro a Novembro)

-

1 ano

ELIM

Até o exercício seguinte: Após decisão definitiva

121     4

Almoxarifado

 

 

 

Anexa a Prestação de contas anual

121     5

Fundo especial

-

5 anos

ELIM

Até a decisão definitiva

121     6

Suprimento de fundo, subvenções sociais, convênios, ajustes, acordos.

-

5 anos

ELIM

Até a decisão definitiva

122

Tomada de contas

-

5 anos

ELIM

Até a decisão definitiva

122     1

Tomada de contas Especial

-

5 anos

ELIM

Até a decisão definitiva

121     9

Outros assuntos referentes a contas

-

5 anos

ELIM

Até a decisão definitiva

140

RECURSOS

-

5 anos

PERM

Até a decisão definitiva

160

PLENÁRIO

 

 

 

 

161

Atos do Plenário

 

 

 

 

161     1

Resoluções

-

 

PERM

Enquanto vigora

161     2

Pareceres

-

 

PERM

1 ano após o termino do exercício

161     3

Parecer Prévio

-

 

PERM

1 ano após o termino do exercício

161     4

Acórdãos

-

 

PERM

1 ano após o término do exercício

161     5

Decisões (Preliminares/ Definitivas)

-

 

PERM

1 ano após o término do exercício

162

Sessão Plenária

 

 

 

 

162     1

Pautas

1 ano

5 anos

ELIM

 

162     2

Atas

1 ano

 

PERM

 

162     3

Gravações

3 anos

 

PERM

 

163

Comunicação sobre atos do plenário

2 anos

5 anos

ELIM

 

163     1

Termo de Notificação

-

5 anos

PERM

Até decisão definitiva

163     2

Ofícios

-

5 anos

PERM

Até decisão definitiva

163     3

Publicação oficial dos atos do plenário

1 ano

 

ELIM

 

164

Parecer da Procuradoria da Assembléia Legislativa

-

5 anos

PERM

Até decisão definitiva

165

Voto do relator

-

5 anos

PERM

 

166

Propostas de Emenda Constitucional

-

 

PERM

 

166     1

Propostas de Emenda Constitucional

-

 

PERM

 

166     2

Projeto de Lei

-

 

PERM

 

166     3

Mensagem do Governo

-

 

PERM

 

166     4

Projeto de Lei Complementar

-

 

PERM

 

166     5

Lei de Diretrizes Orçamentárias - LDO

-

 

PERM

 

166     6

Projeto de Resolução

-

 

PERM

 

166     7

Resolução

-

 

PERM

 

166     8

Projeto de Decreto Legislativo

-

 

PERM

 

166     9

Decreto Legislativo

-

 

PERM

 

167

Requerimento

-

 

PERM

 

168

Autógrafo de Lei

-

 

PERM

 

169

Lei de Diretrizes Orçamentárias - LDO

-

 

PERM

 

167

Lei

-

 

PERM

 

168

Redação Final

-

 

PERM

 

169

Ordem do dia

1 ano

 

ELIM

 

169     1

Resumo do Expediente

1 ano

 

ELIM

 

169     2

Termo de Posse dos Deputados

-

 

PERM

 

169     3

Livro de inscrição dos Oradores

-

 

PERM

 

169     4

Termo de Comparecimento

1 ano

 

ELIM

 

169     5

Atas das Comissões

-

 

PERM

 

169     6

Lista de Convocações

-

 

ELIM

 

169     7

Controle de entrega das convocações

-

 

ELIM

 

169     8

Roteiro

-

 

ELIM

 

169     9

Relatório semanal e mensal das comissões

-

 

ELIM

 

170

Relatório anual das comissões

1 ano

 

PERM

 

170     1

Lista de comparecimento

1 ano

 

ELIM

 

170     2

Outros assuntos referentes ao Plenário

 

 

 

 

900

ASSUNTOS DIVERSOS

 

 

 

 

910

Solenidades, comemorações, homenagens (Documentos referentes aos discursos e palestras).

1 ano

 

ELIM

 

920

Congressos, Conferências, Seminários, Simpósios, Fórum, Encontros, Convenções, Ciclo de palestras, Mesas Redondas.

1 ano

 

ELIM

 

930

Feiras, Salões, Exposições, Mostras, Concursos, Festas.

1 ano

 

ELIM

 

940

Visitas e visitantes

1 ano

 

ELIM

 

990

Assuntos transitórios

 

 

 

 

991

Cartas de recomendação e apresentação

1 ano

 

ELIM

 

992

Comunicados, Informes, Folhetos, Cartazes.

1 ano

 

ELIM

 

993

Convites diversos, Folders, etc.

1 ano

 

ELIM

 

994

Felicitação, agradecimentos, pêsames, despedidas.

1 ano

 

ELIM

 

995

Reivindicações, sugestões

1 ano

 

ELIM

 

996

Associação dos Servidores da ALES

1 ano

 

ELIM

 

997

Pedidos, Fornecimentos e informações diversas.

1 ano

 

ELIM

 

 

OBS.

1.      Licitação: Guarda Permanente somente os documentos julgados de valo significativo (construção de prédios, instalação de equipamentos técnico-científicos de grande porte etc.)

 

 

 

2.      O prazo total de guarda legal dos documentos referentes à concessão de salário família é de 100 anos

 

3.      Quando a aposentadoria se der por invalidez, deve permanecer no setor.

 

4.      Documentos referentes a material não adquirido devem ser eliminados após 1 ano.

 

5.      Para os casos especiais protegidos pelo RJU, o prazo total de guarda dos documentos referentes à concessão de salário família é de 100 anos.

 

 

 

LEGENDA: PERM (Permanente), ELIM (Eliminado)