ESTADO DO ESPÍRITO SANTO

ASSEMBLEIA LEGISLATIVA

 

ATO Nº 2471, DE 14 DE MARÇO DE 2016.

 

Regulamenta a forma de produção das instruções normativas das Unidades Executoras de Controle Interno da Assembleia Legislativa do Estado do Espírito Santo, objetivando a implementação do Sistema de Controle Interno previsto na Resolução nº 3.998, de 10 de junho de 2015.

A MESA DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

RESOLVE:

 Art. 1º Fica definido no Anexo Único deste Ato a forma de produção das instruções normativas das Unidades Executoras de Controle Interno da Assembleia Legislativa do Estado do Espírito Santo, objetivando a implementação do Sistema de Controle Interno previsto na Resolução nº 3.998, de 10 de junho de 2015.

Parágrafo único. A formatação das normas e procedimentos internos de todos os setores da Ales seguirá o modelo descrito no Anexo Único.

Art. 2º Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

 PALÁCIO DOMINGOS MARTINS, em 14 de março de 2016.

THEODORICO FERRAÇO

Presidente

ENIVALDO DOS ANJOS

1º Secretário

CACAU LORENZONI

2º Secretário

 

ANEXO ÚNICO, a que se refere o art. 1º:

 

“Norma das Normas”

Versão: 01 Aprovação em: __ /__ / 20__.

Ato de aprovação: (Ato da Mesa n°___)

Unidade Responsável: Diretoria de Controle Interno

 

I - FINALIDADE

 

Dispor sobre a produção de Instruções Normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem observadas pelas diversas unidades executoras da estrutura da Assembleia, objetivando a implementação de procedimentos de controle (“Norma das Normas”).

 

II - ABRANGÊNCIA

Abrange todas as unidades da estrutura organizacional da Assembleia, quer como executoras de tarefas, quer como fornecedoras ou recebedoras de dados e informações em meio documental ou informatizado.

 

III - CONCEITOS

 

1 - Ato da Mesa

 

Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas de trabalho.

 

 

2. Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle

 

Coletânea de Instruções Normativas.

 

3. Fluxograma

 

Demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionadas a cada sistema administrativo, com a identificação das unidades executoras.

 

4. Sistema

 

Conjunto de ações que, coordenadas trabalham para um determinado fim.

 

5. Sistema Administrativo

 

Conjunto de atividades afins, relacionadas a funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em diversas unidades da organização e executadas sob a orientação técnica da Diretoria de Controle Interno - DCI, com o objetivo de atingir algum resultado.

 

6. Ponto de Controle

 

Aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em função de sua importância, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum procedimento de controle.

 

 

 

 

 7. Procedimentos de Controle

 

Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações inerentes a cada ponto de controle, visando restringir o cometimento de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o patrimônio público.

 

 

8. Sistema de Controle Interno

 

Conjunto de procedimentos de controle inserido nos diversos sistemas administrativos, executados ao longo da estrutura organizacional sob a coordenação, orientação técnica e supervisão da DCI.

 

IV - BASE LEGAL

 

 O presente Ato Deliberativo integra o conjunto de ações, de responsabilidade da Mesa Diretora da Assembleia, no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno no âmbito da Assembleia, sobre o qual dispõem os arts. 70 e 74 da Constituição Federal, arts. 70, 76 e 77 da Constituição Estadual, art. 59 da Lei Complementar nº 101, de 04 de maio de 2000 e art. 86 da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo, além da Lei Estadual nº 9.938, de 22 de novembro de 2012 e da Lei nº 10.383, de 30 de junho de 2015, que dispõem sobre o Sistema de Controle Interno do Estado e da Assembleia.

 

V - ORIGEM DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS

 

As Instruções Normativas fundamentam-se na necessidade de padronização de procedimento e do estabelecimento de procedimentos de controle, tendo em vista as exigências legais ou regulamentares, as orientações da administração e as constatações da DCI responsável pela coordenação do controle interno na Assembleia, decorrentes de suas atividades de auditoria interna.

 

Cabe à unidade que atua como órgão central de cada sistema administrativo, que passa a ser identificada como “Unidade Responsável” pela Ato Deliberativo, a definição e formatação das Instruções Normativas inerentes ao seu sistema.

 

As diversas unidades da estrutura organizacional que se sujeitam à observância das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle estabelecidas na Ato Deliberativo passam a ser denominadas “Unidades Executoras”.

 

VI - RESPONSABILIDADES

 

1. Do Órgão Central do Sistema Administrativo (Diretoria Geral - Unidade Responsável):

 

· Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável pela coordenação do controle interno, para definir as rotinas de trabalho e identificar os pontos de controle e respectivos procedimentos de controle, objetos do Ato Deliberativo a ser elaborada;

 

· Obter a aprovação do Ato da Mesa, após submetê-la à apreciação da unidade de controle interno e promover sua divulgação e implementação;

 

· Manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação do Ato da Mesa.

 

2. Das Unidades Executoras:

 

· Atender às solicitações da unidade responsável pelo Ato na fase de sua formatação, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de elaboração;

 

· Alertar a unidade responsável pelo Ato sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;

 

· Manter o Ato da Mesa à disposição de todos os funcionários da unidade, zelando pelo fiel cumprimento do mesmo;

 

· Cumprir fielmente as determinações do Ato, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.

 

3. Da Diretoria de Controle Interno:

 

· Prestar o apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;

 

· Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas;

 

 · Organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Ato da Mesa.

 

VII - FORMATO E CONTEÚDO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS

 

O formato do presente documento serve como modelo-padrão para as Instruções Normativas, que deverão conter os seguintes campos obrigatórios:

 

 

1. Na Identificação:

 

Número do Ato da Mesa

 

 A numeração deverá ser única e sequencial para cada sistema administrativo, com a identificação da sigla do sistema antes do número e aposição do ano de sua expedição.  

 

Formato: ATO da Mesa ..... N° ..../20XX.

 

Indicação da Versão

 

 Indica o número da versão do documento, atualizado após alterações. Considera-se nova versão somente o documento pronto, ou seja, aquele que, após apreciado pela unidade responsável pela DCI, será encaminhado à aprovação.

 

Aprovação

 

 A aprovação do Ato da Mesa ou suas alterações será sempre da Mesa Diretora da Assembleia, salvo delegação expressa deste.

 

Formato da data: ..../ ..../20XX.

 

Ato de Aprovação

 

Indica o tipo e número do ato que aprovou o documento original ou suas alterações. Sempre que o Ato motivar efeitos externos à administração, ou nas situações em que seja conveniente maior divulgação, a aprovação deverá ocorrer através de Decreto.

 

Unidade Responsável

 

Informa o nome da unidade responsável pelo Ato (Departamento, Diretoria, Supervisão ou denominação equivalente), que atua como órgão central do sistema administrativo a que se referem as rotinas de trabalho objeto do documento.

 

2. No Conteúdo:   

 

Finalidade

 

Especificar de forma sucinta a finalidade do Ato, que pode ser identificada mediante uma avaliação sobre quais os motivos que levaram à conclusão da necessidade de sua elaboração. Dentro do possível, indicar onde inicia e onde termina a rotina de trabalho a ser normatizada.

 

Exemplo: Estabelecer procedimentos para aditamento (valor e prazo) de contratos de aquisição de materiais e contratações de obras ou serviços, desde o pedido até a publicação do extrato do contrato.

 

 

 

 

 

 

 

Abrangência

 

Identificar o nome das unidades executoras. Quando os procedimentos estabelecidos no Ato devem ser observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura organizacional, esta condição deve ser explicitada.

 

Conceitos

 

Têm por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto objeto da normatização. Especial atenção deverá ser dedicada a esta seção nos casos do Ato abranger a todas as unidades da estrutura organizacional.

 

Base legal e regulamentar

 

 Indicar os principais instrumentos legais e regulamentares que interferem ou orientam as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a que se destina o Ato.

 

Responsabilidades

 

 Esta seção destina-se à especificação das responsabilidades específicas da unidade responsável pelo Ato (órgão central do respectivo sistema administrativo) e das unidades executoras, inerentes à matéria objeto da normatização. Não se confundem com aquelas especificadas no item VI deste documento.

 

Procedimentos

 

Tratam da descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle.

 

Considerações finais

 

Esta seção é dedicada à inclusão de orientações ou esclarecimentos adicionais, não especificadas anteriormente, tais como:

 

· Medidas que poderão ser adotadas e/ou consequências para os casos de inobservância ao que está estabelecido no Ato;

 

· Situações ou operações que estão dispensadas da observância total ou parcial ao que está estabelecido;

 

· Unidade ou pessoas autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da aplicação do Ato.

 

VIII - PROCEDIMENTO PARA ELABORAÇÃO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS

 

Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que vêm sendo adotadas em relação ao assunto a ser normatizado, deve-se identificar, inicialmente, as diversas unidades da estrutura organizacional que têm alguma participação no processo e, para cada uma, quais as atividades desenvolvidas, para fins da elaboração do fluxograma.

 

Também devem ser identificados e analisados os formulários utilizados para o registro das operações e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados (aplicativos).

 

A demonstração gráfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos de controle) e dos documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de cima para baixo e da esquerda para direita, observando-se os padrões e regras geralmente adotadas neste tipo de instrumento, que identifiquem, entre outros detalhes, as seguintes ocorrências:

 

· Início do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de início, dependendo do tipo de operação);

 

 · Emissão de documentos;

 

 · Ponto de decisão;

 

· Junção de documentos;

 

· Ação executada (análise, autorização, checagem de autorização, confrontação, baixa, registro, etc.). Além das atividades normais, inerentes ao processo, devem ser indicados os procedimentos de controle aplicáveis (legalidade, procedimento e material).

 

As diversas unidades envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a formação de colunas com a identificação de cada unidade ao topo. No caso de um segmento das rotinas de trabalho ter que ser observado por todas as unidades da estrutura organizacional, a identificação pode ser genérica, como por exemplo: “área requisitante”.

 

Se uma única folha não comportar a apresentação de todo o processo, serão abertas tantas quantas necessárias, devidamente numeradas, sendo que neste caso devem ser utilizados conectores, também numerados, para que possa ser possível a identificação da continuidade do fluxograma na folha subsequente, e vice-versa. Procedimento idêntico deverá ser adotado no caso da necessidade do detalhamento de algumas rotinas específicas em folhas auxiliares.

 

O fluxograma, uma vez consolidado e testado, orientará a descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle no Ato e dele será parte integrante como anexo.

 

As rotinas de trabalho e os procedimentos de controle no Ato deverão ser descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma a não facultar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma linguagem essencialmente didática e destituída de termos ou expressões técnicas, especificando o “como fazer” para a operacionalização das atividades, identificando os respectivos responsáveis e prazos.

 

Deverá conter, porém, os detalhamentos necessários para a clara compreensão de tudo que deverá ser observado no dia-a-dia, em especial quanto aos procedimentos de controle cuja especificação não consta do fluxograma. Incluem-se neste caso, por exemplo:

 

· Especificação dos elementos obrigatórios em cada documento;

 

 · Destinação das vias dos documentos;

 

· Detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo;

 

· Relação de documentos obrigatórios para a validação da operação;

 

· Aspectos legais ou regulamentares a serem observados;

 

 · Os procedimentos de segurança em tecnologia da informação aplicáveis ao processo (controle de acesso lógico às rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crítica nos dados de entrada, geração de cópias back-up, etc.).

 

Os procedimentos de controle deverão ser descritos à parte, na forma de check list, que passarão a ser parte integrante do Ato como anexo. Neste caso, a norma deverá estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em que fase do processo deverá ser adotado.

 

No emprego de abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu significado, por extenso, na primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada apenas a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Secretaria de Gestão de Pessoas - SGP; Assembleia Legislativa do Estado do Espírito Santo - ALES.

 

Uma vez concluída a versão final do Ato ou de sua atualização, a minuta deve ser encaminhada à DCI, que aferirá a observância desta norma e avaliará os procedimentos de controle, podendo propor alterações, quando cabíveis.

 

Devolvida a minuta pela unidade de coordenação do controle interno à unidade responsável pelo Ato, esta a encaminhará para aprovação e, posteriormente, providenciará sua divulgação e implementação.

 

IX - CONSIDERAÇÕES FINAIS

 

1.    Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à DCI que, por sua vez, por meio de procedimentos de auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.   

 

 

 

 

JUSTIFICATIVA

 

Com a publicação da Lei 10.383 de 30 de junho de 2015, amparada pela Constituição Federal de 1988, pela Resolução 227/2011 e IN 33 do TCE/ES, ainda pela Lei 9.938/12, que instituiu no âmbito desta Casa de Leis, a DCI - Diretoria de Controle Interno. Ainda, primando pelo princípio da eficiência, basilar para a Administração Pública conforme preconizado pela CF/88, em seu Art. 37, caput.

 

O objetivo do presente Ato em comento é a regulamentação e padronização da produção das instruções normativas a serem implementadas no âmbito das Unidades Executoras de Controle Interno da Assembleia Legislativa do Estado do Espírito Santo, considerando-se para tanto, Unidade Executora cada setor administrativo e suas atribuições. Em conformidade com a Resolução nº 3.998, de 10 de junho de 2015. Ressaltamos, que as medidas trazidas pelo presente Ato não possuem acréscimo às atribuições hodiernamente exercidas no âmbito da Assembleia Legislativa do Espírito Santo e visam a busca pela eficiência, economicidade e sistematização dos processos existentes.

 

(Este texto não substitui o publicado no D.P.L de 15.03.2016)